Sebbene gli indicatori chiave di prestazione (KPI) siano una metrica estremamente importante, molte aziende non dedicano abbastanza tempo a capire quali KPI sono importanti per loro, a chi sono diretti, come organizzarli e perché.
Qui troverai 5 requisiti che devono avere i tuoi KPI per essere realmente efficaci.
1. Monitorare i progressi verso l’obiettivo
La principale difficoltà consiste nel fatto che gli indicatori da monitorare siano tantissimi ma è superabile con alcuni accorgimenti:
a) Implementare una visualizzazione proattiva che identifichi gli indicatori con valori critici e proponga di concentrarsi prima su quelli.
b) Rendere gli indicatori estremamente intuitivi per velocizzare la comprensione dell’informazione.
Devono essere intuitivi per chi li guarda non per chi li realizza!
2. Le informazioni devono essere “azionabili”
Cioè devono facilitare il processo decisionale per agire tempestivamente.
Una diminuzione del fatturato non è una informazione azionabile mentre una diminuzione del fatturato di un determinato Cliente o Articolo sì, mi permette di agire.
Il KPI serve per individuare cosa si può migliorare ma NON come fare.
Per questo motivo è importante che i KPI abbiano un link diretto alle informazioni necessarie per prendere una decisione.
E questo link necessariamente deve rispecchiare il modo di lavorare dell’Azienda altrimenti non è utile allo scopo.
3. Offrire una comparazione con altri valori
Un numero isolato non ha un grande significato, per avere informazioni utili è necessario compararlo con il mese precedente oppure con lo stesso mese dell’anno precedente oppure con il budget, ecc..
Questi confronti devono essere in tempo reale ed intuitivi (non per chi realizza la visualizzazione ma per lo specifico utente cui sono dirette le informazioni).
4. Monitorare KPI quantitativi, qualitativi e di processo
Il monitoraggio non può limitarsi ai soli dati quantitativi ma occorre tenere sotto controllo anche quelli qualitativi e di processo.
Efficienza, efficacia, qualità, utilizzo delle risorse, processi, fidelizzazione dei Clienti e retention servono a completare i KPI quantitativi per conoscere la reale posizione dell’Azienda rispetto ai suoi obiettivi strategici.
Inoltre, ogni responsabile di settore o di processo deve avere accesso alle proprie informazioni (KPI di basso livello) mentre qualcun altro dovrà avere informazioni per coordinare il tutto con la strategia aziendale (KPI di alto livello).
Il sistema di KPI dovrebbe essere in grado di monitorare perfettamente una strategia realizzata con la Balanced Scorecard di Kaplan e Norton.
5. Utlizzare sia indicatori a consuntivo che predittivi
Non si può gestire l’Azienda limitandosi a prendere atto di quello che è successo.
Con i giusti indicatori, una buona parte dell’azione correttiva può essere messa in atto prima che la situazione diventi critica.
Non si può aspettare di avere un deficit di liquidità per prendere provvedimenti, è preferibile iniziare a lavorarci prima che accada per evitarlo.
Ma la domanda è: possiamo affidarci a modelli predittivi fatti quando l’economia era stabile? Sono ancora validi? Una previsone dei flussi di cassa con gli strumenti utilizzati finora è ancora attendibile?
Sugli indicatori predittivi abbiamo realizzato un importante lavoro e abbiamo ottenuto dei risultati sorprendenti che saranno pubblicati dopo opportuna revisione.
Se vuoi saperne di più sull’applicazione pratica dei KPI, puoi seguirmi su LinkedIn oppure segui l’hashtag #ikdrone.
