Tecnicamente è molto semplice e veloce collegare la base dati di un ERP ad Excel o Power BI per le nostre analisi.
Molto difficile è, invece, estrarre le informazioni CORRETTE.
Il rischio è di ottenere informazioni errate a causa di un mancato controllo sui dati collegati.
Mi spiego con un esempio banale, il fatturato per cliente che si usa in tutte le dashboard dimostrative.
Partendo da un database didattico è molto semplice, basta una funzione di somma per cliente e siamo pronti per creare le migliori tabelle ed i grafici più belli.
Ma il database di un ERP non è così lineare, per collegarvi seguite questi 7 passi:
- Trovate dove sono i dati che servono (non è sempre intuitivo né documentato)
- Trovate i codici dei documenti necessari (fatture, note credito, DDT)
- Verificate se il cliente vuole considerare i DDT tra i dati delle vendite
- Verificate il segno con cui vengono memorizzati importi e quantità delle Note Credito
- Filtrate eventuali flag annullato (alcuni ERP non eliminano fisicamente i record dal DB)
- Calcolate il ricavo netto per riga (essendo un dato ridondante non sempre si trova sul record)
- Verificate importi in valuta e cambio utilizzato
Trovate dove sono i dati che servono
I dati si trovano su diverse tabelle (testata e dettaglio) che sono collegate ad altre tabelle (clienti, articoli, tipo documento, sconti codificati e altre ancora). I nomi delle tabelle e le loro relazioni non sempre sono intuitive e la documentazione tecnica quasi mai viene fornita all’utente finale.
Trovate i codici dei documenti necessari (fatture, note credito, DDT)
I documenti potrebbero trovarsi in tabelle separate oppure in un’unica tabella, in tal caso basta un filtro per i codici dei documenti che ci interessano.
Verificate se il cliente vuole considerare i DDT tra i dati delle vendite
Valutare se in base alle esigenze e modalità operative dell’azienda cliente sono sufficienti le fatture oppure sia necessario estrarre anche i DDT (per esempio se l’azienda fattura a fine mese ma vuole un controllo giornaliero/settimanale del venduto è indispensabile integrare i DDT con le fatture). Se i resi sono significativi è necessario integrare anche i DDT di reso in attesa di Nota di Credito
Verificate il segno con cui vengono memorizzati importi e quantità delle Note Credito
Analizzare il segno degli importi e delle quantità nelle Note Credito, alcuni ERP usano il segno positivo e quindi vanno sottratti invece che sommati algebricamente.
Filtrate eventuali flag annullato
Molti ERP non cancellano i documenti dal DB ma li marcano come eliminati. Si deve filtrare su flag = attivo sia su testata che su dettaglio.
Calcolate netti per riga
Un buon database non ha dati ridondanti quindi non troveremo l’importo del ricavo netto di ogni riga ma sarà necessario calcolarlo (quantità * importo – sconto) che è facile se lo sconto è uno solo ma si complica se diventano 2 o 3 e, soprattutto, come ho visto su un gestionale molto diffuso, se vengono scritti sul DB nel formato stringa 50+20+5.
E se non replichiamo l’ordine di calcolo del gestionale i risultati non saranno esatti (alcuni gestionali applicano lo sconto sul prezzo, prima di moltiplicare per la quantità mentre altri sul totale riga. In teoria – proprietà commutativa – dovrebbe essere lo stesso ma a causa degli arrotondamenti intermedi legati al formato del dato non è così).
Verificate importi in valuta e cambio utilizzato
Per le vendite in valuta estera, si deve trovare la colonna dell’importo convertito in Euro (se c’è) oppure effettuare il calcolo con la colonna valuta (se c’è) oppure prelevare il cambio del giorno da un’altra tabella.
Ci sono altri controlli necessari ma mi fermo qui, era solo per dare un’idea del lavoro da fare sul report più semplice.
Per calcolare la marginalità il percorso è molto più complesso ma ne parlerò nel prossimo post.
Il mio consiglio: chiedete al vostro sistemista o meglio al vostro consulente ERP di prepararvi un database normalizzato cui attingere con PowerBI senza pensieri.
Se non disponete di un sistemista oppure è impegnato in altri progetti potete utilizzate il nostro servizio pensato proprio per semplificare la vita agli utilizzatori di PowerBI.
